Häufig machen sich Einkäufer in Unternehmen wenig Gedanken über die von Lieferanten zwingend beizustellende Technische Dokumentation (Gebrauchsanleitungen, Wartungsanleitungen etc.). Ware wird geliefert, für gut befunden und der "Papierzettel" wandert nach der Wareneingangskontrolle ungelesen in den Papierkorb oder war womöglich gar nicht Bestandteil der Lieferung. Wenn Technische Dokumentation Bestandteil nicht der Lieferung ist und Instruktionsmängel nicht erkannt werden, sind Probleme für die innerbetriebliche Prozesskette programmiert:

Für eine Ware ohne oder mit mangelhafter Technischer Dokumentation ist es für Sie nicht möglich, z.B. eine Gefährdungsbeurteilung nach Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) vorzunehmen. Als Händler einer Ware tragen Sie Verantwortung in der Lieferkette. Sie verletzen Ihre Sorgfaltspflicht, wenn Sie Technische Dokumentation mit Instruktionsmängeln an Ihre Kunden durchreichen.
    
Wenn Sie Ware/Produkte mit Ihren Typenschildern versehen und die (mangelhafte) Technische Dokumentation Ihres Lieferanten verwenden, gelten Sie als Quasihersteller und stehen gemeinsam mit Ihrem Lieferanten nach den Grundsätzen der Produkthaftung (ProdHaftG) in der Verantwortung.
 
Verlangen Sie Nacherfüllung

Fordern Sie Nacherfüllung in angemessener Frist, wenn Sie Mängel in der Technischen Dokumentation der Produkte Ihrer Lieferanten feststellen. Zahlen Sie erst dann, wenn Ihr Lieferant ein mängelfreies Produkt geliefert hat, denn die mängelfreie Technische Dokumentation (Einbau- Betriebs- und Wartungsanleitungen) ist Bestandteil eines mängelfreien Produkts.

Hausstandard definieren

Was spricht dagegen, dass Sie Ihren Hausstandard zur Lieferantendokumentation definieren, in denen Details definiert sind wie zum Beispiel:

• Bei der Bestellung von ein Stück Ware immer auch ein Stück dazugehörige Technischer Dokumentation bestehend aus z.B. Montageanleitung, Betriebsanleitung, Wartungsanleitung in den Sprachen X und/oder Y in der Bestellung aufführen.
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• Wareneingangskontrolle nicht nur der Ware, sondern auch Prüfung, ob die Technische Dokumentation wie bestellt mitgeliefert wurde.
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• Inhaltliche Prüfung der Technischen Dokumentation dahingehend, ob der Lieferant seinen Instruktionsverpflichtungen für das gelieferte Produkt hinreichend nachgekommen ist.
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• Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter, damit diese die wesentlichen Gestaltungsmerkmale einer Betriebs- oder  Montageanleitung erkennen und einschätzen können.

Was kann ich hier für Sie tun?

Ich prüfe und analysiere in Zweifelsfällen die von Ihrem Lieferanten mitgelieferte Technische Dokumentation und bespreche weitere mögliche Maßnahmen mit Ihnen.